Uit de pers: Snelle implementatie, korte communicatielijnen

Tot eind 2009 liep het merendeel van alle bestellingen binnen het Wilhelmina Ziekenhuis Assen (WZA) via de fax. Per 1 januari van dit jaar wordt 90% van alle bestellingen digitaal geplaatst. Harm Bosman, hoofd inkoop bij het WZA, vertelt over de eerste ervaringen met TBlox en Intrakoop E-inkopen.

Bosman werkt sinds twee jaar als hoofd inkoop n het WZA. Zijn eerste opdracht was het opzetten van een zelfstandige inkoopafdeling. Inmiddels bestaat die uit 3,5 fte met een inkoopbudget van € 20 miljoen. Met het volwassen worden van de afdeling inkoop werd gesloten om van de centrale bestelfunctie van de inkoopafdeling over te gaan naar decentraal bestellen. Bosman: “We wilden ons vorige bestelsysteem uitbreiden, zodat onze mensen op decentraal niveau konden bestellen. Dat bleek een tijdrovend en omslachtig proces te gaan worden. Begin 2008 ontstond het eerste contact tussen TBlox en ons ziekenhuis over Intrakoop E-inkopen.”

Intern draagvlak
“Aanvankelijk stonden vooral de financiële afdeling en onze automatiseringsmensen erg kritisch tegenover de plannen. Zij vroegen zich af welke invloed SaaS (Software as a Service) zou hebben op de snelheid van onze computersystemen. Hoe het met de betrouwbaarheid, de veiligheid en de belasting op andere systemen zou zijn. Samen met TBlox is het gelukt om intern alle neuzen één kant op te krijgen”, aldus Bosman.

In oktober 2009 kon TBlox beginnen met de technische implementatie en sinds 1 januari 2010 is Intrakoop E-inkopen in gebruik. Bosman hierover: “Ik heb meer implementatietrajecten meegemaakt. De meeste hadden een doorlooptijd van tussen de zes en twaalf maanden. Dit implementatietraject is veruit het snelste dat ik heb meegemaakt.” Inmiddels werken de afdeling inkoop en de magazijnmedewerkers met het elektronisch bestelsysteem. Bosman vervolgt: “De afdelingen geven hun bestellingen aan ons door en wij verwerken deze in het systeem. In de tweede helft van dit jaar gaan de afdelingen zelf bestellen. De eerste ervaringen zijn positief, alhoewel er aanvankelijk wel wat hickups waren. Zo kwamen sommige bestellingen onbedoeld dubbel op een opdrachtorder voor. Dat probleem kon gelukkig snel worden verholpen.”

E-inkopen en E-factuurscannen
Naast de module E-inkopen maakt het WZA gebruik van de module E-factuurscannen. Momenteel worden alle facturen automatisch ingescand en opgeslagen. Vanaf 1 april zullen de facturen ook automatisch worden betaald. Dit gaat veel tijd besparen, ook omdat het systeem zelf een prijscontrole uitvoert”, aldus Bosman.
Zijn verwachtingen zijn hooggespannen. “Als de modules E-inkopen en E-factuurscannen volledig zijn ingevoerd in onze organisatie, kijken we verder naar andere modules zoals E-grootboek. Dat is op dit moment nog een stap te ver. Het gaat hier om het hart van onze financiële organisatie. Onze financiële mensen willen honderd procent overtuigd zijn van het systeem voor zij besluiten tot implementatie.”

(Bron: IntraKoop bulletin, nr.1 - 2010)