Meer dan 100 zorginstellingen op TBlox

Zorginstellingen besparen liever op inkoop processen dan op kwaliteit van zorg. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor Intrakoop E-inkopen. Intrakoop verwelkomde onlangs de 100e gebruiker: een mijlpaal! Een interview met de 1e én 100e deelnemer.

Caroline Bruggink-Bisschop: “Medisch Centrum Jan van Goyen is een buitenpoli van het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG) in Amsterdam waar voornamelijk dagbehandelingen plaatsvinden. Toen we begin 2009 startten met Intrakoop E-inkopen waren we echte pioniers. Het was allemaal nog nieuw in zorgland. Ook de leveranciers waren er nog niet zo voor te porren. Dat is nu wel anders. Zij zijn er nu ook blij mee. Niet verwonderlijk eigenlijk, als je terug kijkt op hoe het vroeger ging: er was geen centrale inkoop. De afdelingen deden zelf bestellingen bij leveranciers via fax of telefoon. Heel ongestructureerd allemaal. Nu hebben we een veel beter zicht op wat we inkopen. Dat proces kunnen we sturen. Als we niet willen dat medewerkers bij een bepaalde leverancier inkopen, dan staat het systeem dat simpelweg niet toe. We merken ook dat medewerkers voorzichtiger inkopen, omdat alle processen zo transparant zijn. Dat is een goede zaak. Zeker in deze tijd is het belangrijk dat zorginstellingen kostenefficiënt werken. Wij zijn erg tevreden over onze keuze om de module E-inkopen te combineren met E-factuurscannen. De facturen worden daarbij onderworpen aan een elektronisch goedkeuringsproces. Er vindt automatisch een match plaats tussen bestelling, ontvangst en factuur. Ideaal! Dat levert ons veel tijdwinst en uiteindelijk geld op. Het scheelt een halve fulltimer. Bovendien raken facturen niet meer kwijt. Ik kan het iedereen aanraden. Kies je voor E-inkopen, neem dan de module E-factuurscannen erbij.”

Anton François: “Binnen De Zorggroep ben ik verantwoordelijk voor huisvesting, ICT, inkoop en logistiek. We zijn Intrakoop E-inkopen gaan gebruiken, omdat we de magazijnfuncties in de vijf regio's van de Zorggroep wilden integreren in één centraal magazijn. Daarvoor was er een koppeling nodig tussen onze huidige ERP-software en inkoop. Een tweede overweging was dat de administratie naar mogelijkheden zocht om de facturenstroom te digitaliseren. Inmiddels draait de software een paar dagen. Tot nu toe gaat het prima. Het is natuurlijk wél een grote verandering in de organisatie. Dat is even wennen voor veel mensen. Het is daarom belangrijk om de toegevoegde waarde duidelijk te maken; niet alleen aan de regionaal opererende facilitair verantwoordelijken, maar ook aan de leveranciers. Wat we enigszins hebben onderschat, is het belang om de leveranciers tijdig over de overgang op E-inkopen te informeren. De dagelijkse boodschappen zijn keurig geregeld, maar nog niet alle artikelen staan goed in het systeem. Voor leveranciers is het ook belangrijk om goed aangesloten te zijn op E-inkopen. Daarmee kunnen ze meer omzet genereren. Ik ben ervan overtuigd dat dat ook gaat gebeuren. We hopen dat de totale workflow rondom inkopen op een heel efficiënte manier gaat verlopen. De geschatte kostenbesparingen zijn fors: we denken op de financiële administratie 2,5 fte te kunnen besparen. Daarnaast zijn er natuurlijk veel 'onzichtbare besparingen' als je decentraal digitaal gaat bestellen, omdat tijdswinst niet altijd direct in geld is uit te drukken. We hebben dus hoge verwachtingen van deze implementatie.”

Besparen met E-inkopen
Ruim honderd zorginstellingen maken gebruik van Intrakoop E-inkopen: een nieuwe generatie online bedrijfssoftware van TBlox. Speciaal ontwikkeld voor ondersteuning van de bedrijfsvoering in de zorg. Samenwerking tussen zorginstellingen en leveranciers, transparante processen en grip op de uitgaven dragen direct bij tot besparingen. Belangstelling? Vraag een starterspakket aan met een gratis account voor één gebruiker. Meer informatie: www.intrakoop.nl

Caroline Bruggink-Bisschop is hoofd financiële administratie bij Stichting Medisch Centrum Jan van Goyen
Anton François is concernmanager facilitaire zaken a.i. bij Stichting De Zorggroep

Bron: Intrakoop Bulletin, nr3 2011