Specificaties

Inkoop algemeen

• De applicatie ondersteunt artikelbeheer
• De module kan zowel zelfstandig als geïntegreerd met andere applicaties worden gebruikt
• De module wordt gebruikt via internet
• De module is beschikbaar in het Nederlands, Engels, US Engels en Duits
• Algemeen
• Gebruiksvriendelijk
• Snel en gemakkelijk bestellen
• Eenmaal bestellen, alles in huis
• Flexibel
• Lay-out aangepast aan huisstijl

Bestellen

• Bestellingen kunnen worden verzonden en ontvangen in verschillende formaten, zoals email, fax, telefoon, post, EDI
• Bestellen van goederen, service, investeringsgoederen
• Altijd op de hoogte van de status van de bestelling
• Vanuit één applicatie bestellen bij iedere leverancier
• Alert bij naderende overschrijding van het budget
• Orders uploaden; overtypen niet nodig.
• Kortingen van leveranciers
• Aangeven kostenplaats per bestelregel
• Mogelijkheid tot herzien van bestelling en leveringsdatum
• Mogelijkheid tot annuleren van bestellingen
• Purchasing Intelligence
• Favorietenlijsten; ook per afdeling te definiëren
• Maakt onderscheid tussen soorten bestellingen, zoals binnen raamcontract, buiten raamcontract met offerte, buiten raamcontract zonder offerte
• Tijdstip van verzending van bestelling kiezen
• Voeg autorisatie niveaus toe
• Bestelhistorie bewaren
• Overzichten van leveranciers en hun status
• Geeft afwijkende betalingscondities op order- en regelniveau aan
• Vastleggen, controleren, muteren en archiveren van leveranciergegevens
• Automatische berekening van de kost- en verkoopprijs, tegen kostprijs of met een opslag. Inclusief of exclusief BTW
• OCI Punch Out technologie
• Selecteer uw eigen leveranciers en sluit deze aan op FreeSupplierPortal
• Levertijdbewaking door intern/extern email alert
• Eenvoudige herhalingen van bestelorders
• Eventuele aflever- en factuuradressen differentiëren
• Contactpersoon aan inkooporder toevoegen
• Bundelen en splitsen van bestelaanvragen
• Bestelaanvragen kunnen zowel gebundeld als gesplitst als inkooporders worden verzonden
• Bestelaanvragen genereren uit catalogi via de computer of handheld
• Vrije tekst artikelen bestelbaar en retourneerbaar
• Na plaatsen van een bestelling ontvangst van orderbevestiging
• Prijshistorie per artikel en leverancier beschikbaar
• Leverancierevaluatie
• Afleveradres kan per bestelling of bestelregel verschillen
• Alle leveranciers in één overzicht
• Alle relevante gegevens worden bij het plaatsen van een bestelling overgenomen in de applicatie
• Systeem onthoudt uw bestelgegevens
• Aparte weergave verpakkingskosten c.q. verzendkosten bij de bestelling
• Inzichtelijk overzicht van afspraken met leveranciers voor bestellers
• Per afdeling, artikelgroep of favorietenlijst een overzicht met barcodes afdrukken
• Automatische toekenning additionele kosten
• Overzicht van ordergegevens
• Aantallen voor deelontvangst te bepalen
• Toont alleen geldige leveranciers aan inkopers
• Voorziet bestelaanvragen/inkoop van kenmerken als budgethouder/bewaker, eenjarig, meerjarig, investering en exploitatie
• Bepaalt automatisch of contract of afroeporder aanwezig is
• Bestellen via applicatie of direct via de webwinkel van de leverancier
• Verplichtingen worden automatisch aan bestellingen gekoppeld
• Inkopen voor projecten worden ondersteund
• Taalkeuze gekoppeld aan leverancier en aangepaste lay-out
• Bestelhoeveelheden mogelijk in levereenheid, verpakkingsinhoud, aantal levereenheden
• Voeg projecten toe
• Voeg restrictiegroepen toe
• Verschillende lay-out stijlen

Zoeken:

• SuperSearch
• Op product; omschrijving, artikelgroep, status, bestelnummer, barcode, batchnummer en leverancier
• Op leverancier; naam, plaats, postcode, vendor rating, status

Artikelomschrijving

• Opzetten, beheren en onderhouden van artikelen; bestelnummer, interne en externe omschrijving, prijs(historie), verpakkingsinhoud, barcode, batchnummer, leverancier, marge, besteldrempel, bestelgrootte, locatiecodes, inkoopprijs, kostprijs, korting per artikel, geldigheid prijsafspraak, meerdere soorten BTW-codes, teksten, foto's, documenten, contractafspraken, eenheden, status, voorradigheid en omloopsnelheid
• Korte en lange artikelomschrijving
• Snel gegevens uploaden door middel van Excel sheets
• Artikelen in een productgroep plaatsen
• Artikelen koppelen aan bestanden (technische tekeningen, instructies, foto's etc.)
• Verschillende instellingen voor look & feel mogelijk
• Melding bij dubbele invoer
• Foto's /plaatjes, filmpjes om producten/services te beschrijven worden ondersteund
• Overzicht certificering

Catalogi

• Producten overzichtelijk presenteren aan de besteller
• Catalogi koppelen aan afnemers
• Gemakkelijk aanpassen van de catalogi en koppelingen
• Standaard catalogi, punch out catalogi, en (vrije) vorm catalogi worden ondersteund
• Mogelijkheid tot het opbouwen van een interne productencatalogus
• Koppeling van artikelen aan voorkeurleveranciers
• Punch-out catalogi zijn geïntegreerd
• Mogelijkheid verschillende prijsstrategieën in een catalogus te gebruiken
• Punch-out catalogi hebben de look & feel van de eigen applicatie
• Binnen een catalogus is het mogelijk om verschillende classificatieschema’s te gebruiken
• Publicatie voor gebruikersgroepen kan op productniveau en catalogusniveau
• Zoekfunctie op verkoopnummer, verkoopnummer leverancier, productgroep, productbeschrijving, steekwoord, “commodity tree”, leverancier, prijs en classificatiecode
• Zoekfunctie op inkoopnummer
• Portaal om leveranciers gegevens te laten bijhouden
• Selectieve gebruikersgroepen kunnen gegevens zien
• Klantenformulieren kunnen worden toegewezen op artikelniveau om extra toevoeging van gegevens tijdens het bestelproces te ondersteunen
• Zoekfunctie heeft de mogelijkheid wildcards en boolean operators (“en”, “of”, “niet”) te gebruiken
• Syntax legalisatie controles zijn aanwezig
• Alphanumerische controles zijn aanwezig
• Geldigheid van de betekenis controles zijn aanwezig
• Een goedkeuring werkstroom voor tevredenheid legalisatie wordt aangeboden

Overig

• Logboek
• Historische gegevens beschikbaar
• De module kan worden geïntegreerd met andere SRM of ERP applicaties
• EAN, eClass, ProfiClass, UNSPSC, ETIM en STEP worden ondersteund

Overzicht

• Gedetailleerde inzichten in kostencomponenten op totaalniveau alsook uitgesplitst per vestiging
• Inkoopoverzicht
• Dagelijks overzicht van te ontvangen orders
• Status overzichten
• Rapport van vertraagde leveringen beschikbaar
• Automatische versturing van openstaande orders naar leveranciers
• Laat zien of leveranciers gemaakte afspraken wel nakomen
• Overzicht leverbetrouwbaarheid aan de hand van aantal foutieve leveringen, aantal leveringen op tijd geleverd, kwaliteit van levering
• Gebruik TBlox-Bestellen als add-on op uw huidige software

Mogelijkheden

• Voeg (digitale) documenten bij bestellingen
• Email-alerts bij ontvangst
• Voeg per bestelling vrije tekst aan de leverancier toe
• Zet bestelaanvragen automatisch om in inkooporders
• Laat optioneel alternatieve leveranciers zien
• Zet adresgegevens van leveranciers over naar Excel of Word
• Verwerk meerdere contactpersonen en vestigingen van een leverancier
• Koppel referenties naar digitale factuur aan bestelling
• Mogelijkheid tot groeperen van leveranciers
• Leveranciersbestand sorteren op o.a. productgroep, contracttype en vendor rating
• Gebruik keuzelijsten
• Print papieren bestellijsten
• Maak een portal waar potentiële leveranciers zich kunnen aanmelden, zodat zij eventueel als potentiële leverancier in een projectgroep kunnen worden ingedeeld
• Valuta instelbaar op 3 decimalen achter de komma

Leveringen

• (Deel)ontvangsten registeren
• Vastleggen van kwaliteit van ontvangen goederen of diensten
• Vastleggen van de hoeveelheid ontvangen goederen of diensten
• Eventuele opmerkingen over ontvangen goederen of diensten toevoegen
• Complete gegevens van aanvrager (naam, afdeling en telefoonnummer) beschikbaar bij ontvangst
• Vastlegging van goederenontvangst
• Deelontvangsten op kwaliteit beoordelen
• Informeert de besteller over eventuele aanpassingen van afspraken

Retour/klachten

• Retouren worden behandeld en opgevolgd
• Mogelijkheid om in vrije tekstvelden klachten/opmerking aan te geven bij een artikel of leverancier
• Orders default zijn op verschillende manieren te versturen (email, fax, hard copy)
• De status van retouren is door de besteller te volgen
• Rappel alert bij niet ontvangen van goederen
• Manco's worden na melding automatisch verwerkt
• Retouren worden ondersteund door automatische generatie van verzenddocumenten
• Goederen voor reparatie worden ondersteund door automatische generatie van verzenddocumenten
• Retourorders en manco's zijn mogelijk met en zonder herlevering of nalevering
• Retourorders en manco's zijn mogelijk met of zonder creditnota
• Bij het annuleren van gedane bestellingen wordt het afgeschreven budget weer opgehoogd
• Er wordt een overzicht gemaakt van afgekeurde ontvangsten; deze worden indien gewenst meegenomen in de balans
• Ontvangstbevestigingen van retour gezonden goederen worden automatisch verstuurd
• Mogelijkheid om retourkosten op te voeren bij de retouropdracht
• Afgekeurde (deel)ontvangsten worden voorzien van opmerkingen en opgevolgd
• Aparte lay-out voor retouren mogelijk

• Applicatie ondersteunt operationele inkoop
• Gebruik zelfstandig, alsook geïntegreerd met andere applicaties
• Gebruik via internet
• Module biedt een add document functie ( WORD, PDF etc.) mogelijkheid om standaard sjablonen op te stellen en statuscontrole
• Contact gebruik stimulatie
• Steun voor autorisatie per functie voor de RFQ functionaliteit
• Gemakkelijk om functionaliteiten voor gebruikers te vergelijken op reacties
• Goedkeuring gebaseerd op organisatorisch hiërarchie, kosten, project en deskundigheid
• Goedkeuring kan ook gebaseerd zijn op budget, als deze is ingevoegd
• Aanvrager kan de goedkeuring status controleren en gewaarschuwd worden in geval de plichten niet zijn voldaan in de gegeven periode
• Mogelijkheid voor het gebruik van een applicatie zoals Lotus of MS Outlook om de uiteindelijke goedkeuring of afwijzing te maken

Vorderingfunctionaliteit

• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot het Artikel (Direct Material)
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot het artikel MRO
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot het artikel en service
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot kapitaalgoederen
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot (tijdelijk) arbeid
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot projecten
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot andere artikelen
• Mogelijkheid om individueel artikelen goed te keuren of af te wijzen op vorderingen
• Mogelijkheid om na een goedkeuring, veranderingen toe te passen aan een vordering

Inkoop order

• Mogelijkheid om verscheidene vorderingen bijeen te voegen in een inkoop order
• Ondersteuning bij het versturen van inkoop orders naar leveranciers
• Inkoop order ontvangstbevestiging
• Registratie van een gedeeltelijk geleverde schema gebaseerd op verschillende data en op verschillende adressen.
• Opstellen van een klad inkoop order gebaseerd op resultaten van eAuction
• Opstellen van een inkoop order gebaseerd op resultaten van eAuction
• Verzenden van inkoop orders naar leveranciers wordt gesteund door Email, XML-format, cXML-format, CSV-format, fax, EDI, EDIFACT, PDF-format, RTF-format, en een leveranciers portaal
• Inkoop orders kunnen worden ontvangen door middel van Email, XML-format, cXML-format, CSV-format, fax, EDI, EDIFACT, PDF-format, RTF-format, en een supplier portal
• Inkoop orders kunnen worden bevestigd door middel van Email, XML-format, cXML-format, CSV-format, fax, EDI, EDIFACT, PDF-format, RTF-format, en door een leveranciers portaal
• Beschikt over een functionaliteit om met ingewikkelde prijs condities te handelen, zoals kortingen/ toeslagen als percentage, directe kortingen/ toeslagen en toegevoegde waarde calculatie

Afleveringen

• Registratie hoeveelheid aflevering
• Registratie kwaliteit aflevering
• Registratie afwijkingen aflevering
• Registratie gedeeltelijke afleveringen
• Laatste transport aanmeldingen kunnen zowel automatisch als handmatig ingesteld worden
• Centraal aflevering/ ontvangst wordt gesteund als product/ service ontvangstbevestiging
• Centraal aflevering/ decentraal ontvangst wordt gesteund als product/ service ontvangstbevestiging
• Decentraal aflevering/ decentraal ontvangst wordt gesteund als product/ service ontvangstbevestiging

Brochure

 Download de TBlox Informatiebrochure

Download de Purchase-2-Pay Flyer