Documentenbeheer

Zeer geavanceerde documenten module voor het beheren van verplichtingen, voorwaarden en activiteiten van alle contracten en documenten in een online database. Eenvoudig vergelijken is mogelijk tussen het contract en de operationele activiteiten.

U kunt contracten opstellen met behulp van de voorgedefinieerde sjablonen, zelf sjablonen maken, een eenvoudig overzicht van uitstaande contracten en verplichtingen en waarschuwingen instellen bij opzegtermijnen.


Specificaties


 Algemeen
  • Contractmodule kan op zich worden gebruikt, maar ook geïntegreerd met andere applicaties.
  • Module wordt gebruikt via het internet.
  • Email notificaties
  • Vervanging van “rode hangmappen”.
 Contracten opstellen
  • Contractsjablonen beschikbaar.
  • Creëer ongelimiteerd aantal invoervelden, categorieën en sjablonen
  • Standaard sjablonen kunnen vantevoren worden geautoriseerd en beveiligd.
  • Velden kunnen voorzien zijn van standaard antwoorden
  • Aanpasbare lay-out
  • Eenvoudige 'drag and drop' functionaliteit.
  • Diverse formaten mogelijk zoals aan-uit knoppen, datumvelden, keuzemenu's etc
  • Eigen contractenstructuur opzetten.
  • Documenten van verschillende formats kunnen worden toegevoegd aan een contract.
  • Gerelateerde documenten kunnen worden gekoppeld.
  • Uploaden van bestanden
  • Er kan een directe link naar gerelateerde documenten worden ingevoegd.
  • Complexe contracten kunnen worden opgesteld.
  • Instellen van vele formats, zoals radiobutton, korte/lange tekstvelden.
 Contract mogelijkheden
  • Overzicht van contracten en contractpartijen.
  • Instellen van automatische notificaties, zoals wanneer een contract bijna afloopt.
  • Contracten worden vastgelegd en gemuteerd.
  • Contracten kunnen worden ingedeeld in groepen en overzichten kunnen worden gegenereerd.
  • Contracten kunnen hiërarchisch worden gesorteerd; contract in relatie to andere contracten, niveau in de organisatie, productniveau, leveranciersniveau).
  • Contracten kunnen worden gekoppeld aan gerelateerde leveranciers en inkooporders
  • Contracten kunnen worden gescand.
  • Bescherming van bepaalde contractclausules.
  • Contracttoegang op basis van autorisatie; per sector instelbaar.
  • Voer rechten en restricties in per onderdeel in een contract.
  • Contract database beschikt over een zoekfunctie en filterfunctie met verschillende zoektermen zoals leveranciers, afdeling, waarde, business unit, einddatum, geldige certificaten en opzegtermijn etc.
  • Inkoper ontvangt een email wanneer hij in aanmerking komt voor een korting.
  • Aandeelhouders worden op de hoogte gesteld van nieuwe contractafspraken.
  • Weergave van de vorderingen in het contractproces.
  • Automatische contractverlenging instelbaar.
  • Autorisatie voor het goedkeuren van contracten kunnen worden toegekend.
  • Database voor alle contractgegevens en relevante documenten.
  • Maak PDF van het formulier.
  • Overzicht van werkstroom mogelijkheden gebaseerd op contractmanagement.
  • Contactpersoon kan per contract worden aangepast.
  • Koppelen van velden aan andere TBlox modules
  • Koppelt velden aan andere databases.
  • Plan een vergadering, met koppeling naar MS Outlook
  • Contractanalyse
  • Rapportage met betrekking tot notificaties.
  • Contracthistorie wordt bewaard voor later gebruik.
  • Statistieken in widgets en gadgets.
  • Gadgets compatible met TBlox-MyDesktop en iGoogle™

Brochure

book icon Download de TBlox Informatiebrochure

flyer icon Download de TBlox-Documenten Flyer