Specificaties

Inkoop algemeen

• De applicatie ondersteunt artikelbeheer
• De module kan zowel op zich als geïntegreerd met andere applicaties worden gebruikt.
• De module wordt gebruikt via internet.
• De module is beschikbaar in het Nederlands, Engels, US Engels en Duits.
• Algemeen
• Gebruiksvriendelijk.
• Snel en gemakkelijk bestellen.
• Eenmaal bestellen, alles in huis.
• Flexibel
• Lay-out aangepast aan huisstijl.

 Bestellen

• Bestellingen kunnen worden verzonden en ontvangen in verschillende formaten, zoals email, fax, telefoon, post, EDI.
• Bestellen van goederen, service, investeringsgoederen.
• Altijd op de hoogte van de status van de bestelling.
• Vanuit één applicatie bestellen bij iedere leverancier.
• Alert bij naderende overschrijding van het budget.
• Orders uploaden; overtypen niet nodig
• Kortingen van leveranciers.
• Aangeven kostenplaats per bestelregel.
• Mogelijkheid tot herzien van bestelling en leveringsdatum.
• Mogelijkheid tot annuleren van bestellingen.
• Purchasing Intelligence.
• Favorietenlijsten; ook per afdeling te definiëren.
• Maakt onderscheid tussen soorten bestellingen, zoals binnen raamcontract, buiten raamcontract met offerte, buiten raamcontract zonder offerte.
• Tijdstip van verzending van bestelling kiezen.
• Voeg autorisatie niveaus toe.
• Bestelhistorie bewaren.
• Overzichten van leveranciers en hun status.
• Geeft afwijkende betalingscondities op order- en regelniveau aan.
• Vastleggen, controleren, muteren en archiveren van leveranciergegevens.
• Automatische berekening van de kost- en verkoopprijs, tegen kostprijs of met een opslag. Inclusief of exclusief BTW.
• OCI Punch Out technologie.
• Selecteer uw eigen leveranciers en sluit deze aan op FreeSupplierPortal.
• Levertijdbewaking door intern/extern email alert.
• Eenvoudige herhalingen van bestelorders.
• Eventuele aflever- en factuuradressen differentiëren.
• Contactpersoon aan inkooporder toevoegen.
• Bundelen en splitsen van bestelaanvragen.
• Bestelaanvragen kunnen zowel gebundeld als gesplitst als inkooporders worden verzonden.
• Bestelaanvragen genereren uit catalogi via de computer of handheld.
• Vrije tekst artikelen bestelbaar en retourneerbaar.
• Na plaatsen van een bestelling ontvangst van orderbevestiging.
• Prijshistorie per artikel en leverancier beschikbaar
• Leverancierevaluatie
• Afleveradres kan per bestelling of bestelregel verschillen.
• Alle leveranciers in één overzicht.
• Alle relevante gegevens worden bij het plaatsen van een bestelling overgenomen in de applicatie.
• Systeem onthoudt uw bestelgegevens.
• Aparte weergave verpakkingskosten c.q. verzendkosten bij de bestelling.
• Inzichtelijk overzicht van afspraken met leveranciers voor bestellers.
• Per afdeling, artikelgroep of favorietenlijst een overzicht met barcodes afdrukken.
• Automatische toekenning additionele kosten.
• Overzicht van ordergegevens.
• Aantallen voor deelontvangst te bepalen.
• Toont alleen geldige leveranciers aan inkopers.
• Voorziet bestelaanvragen/inkoop van kenmerken als budgethouder/bewaker, eenjarig, meerjarig, investering en exploitatie.
• Bepaalt automatisch of contract of afroeporder aanwezig is.
• Bestellen via applicatie of direct via de webwinkel van de leverancier.
• Verplichtingen worden automatisch aan bestellingen gekoppeld.
• Inkopen voor projecten worden ondersteund.
• Taalkeuze gekoppeld aan leverancier en aangepaste lay-out.
• Bestelhoeveelheden mogelijk in levereenheid, verpakkingsinhoud, aantal levereenheden en eventueel eenheid.
• Voeg projecten toe.
• Voeg restrictiegroepen toe.
• Verschillende lay-out stijlen.

 Zoeken:

• SuperSearch
• Op product; omschrijving, artikelgroep, status, bestelnummer, barcode, batchnummer en leverancier.
• Op leverancier; naam, plaats, postcode, vendor rating, status.

 Artikelomschrijving

• Opzetten, beheren en onderhouden van artikelen; bestelnummer, interne en externe omschrijving, prijs(historie), verpakkingsinhoud, barcode, batchnummer, leverancier, marge, besteldrempel, bestelgrootte, locatiecodes, inkoopprijs, kostprijs, korting per artikel, geldigheid prijsafspraak, meerdere soorten BTW-codes, teksten, foto's, documenten, contractafspraken, eenheden, status, voorradigheid en omloopsnelheid.
• Korte en lange artikelomschrijving
• Snel gegevens uploaden door middel van Excel sheets.
• Artikelen in een productgroep plaatsen
• Artikelen koppelen aan bestanden (technische tekeningen, instructies, foto's etc.)
• Verschillende instellingen voor look & feel mogelijk.
• Melding bij dubbele invoer.
• Foto's /plaatjes, filmpjes om producten/services te beschrijven worden ondersteund.
• Overzicht certificering.

 Catalogi

• Producten overzichtelijk presenteren aan de besteller.
• Catalogi koppelen aan afnemers.
• Gemakkelijk aanpassen van de catalogi en koppelingen.
• Standaard catalogi , punch out catalogi, en (vrije) vorm catalogi worden ondersteund.
• Mogelijkheid tot het opbouwen van een interne productencatalogus.
• Koppeling van artikelen aan voorkeurleveranciers.
• Punch-out catalogi zijn geïntegreerd.
• Mogelijkheid verschillende prijsstrategieën in een catalogus te gebruiken.
• Punch-out catalogi hebben de look & feel van de eigen applicatie.
• Binnen een catalogus is het mogelijk om verschillende classificatieschema’s te gebruiken.
• Publicatie voor gebruikersgroepen kan op productniveau en catalogusniveau.
• Zoekfunctie op verkoopnummer, verkoopnummer leverancier, productgroep, productbeschrijving, steekwoord, “commodity tree”, leverancier, prijs en classificatiecode.
• Zoekfunctie op inkoopnummer.
• Portaal om leveranciers gegevens te laten bijhouden.
• Selectieve gebruikersgroepen kunnen gegevens zien.
• Klantenformulieren kunnen worden toegewezen op artikelniveau om extra toevoeging van gegevens tijdens het bestelproces te ondersteunen.
• Zoekfunctie heeft de mogelijkheid wildcards en boolean operators (“en”, “of”, “niet”) te gebruiken.
• Syntax legalisatie controles zijn aanwezig.
• Alphanumerische controles zijn aanwezig.
• Geldigheid van de betekenis controles zijn aanwezig.
• Een goedkeuring werkstroom voor tevredenheid legalisatie wordt aangeboden.

Overig

• Logboek.
• Historische gegevens beschikbaar.
• De module kan worden geïntegreerd met andere SRM of ERP applicaties.
• EAN, eClass, ProfiClass, UNSPSC, ETIM en STEP worden ondersteund.

 Overzicht

• Gedetailleerde inzichten in kostencomponenten op totaalniveau alsook uitgesplitst per vestiging.
• Inkoopoverzicht.
• Dagelijks overzicht van te ontvangen orders
• Status overzichten
• Rapport van vertraagde leveringen beschikbaar.
• Automatische versturing van openstaande orders naar leveranciers.
• Laat zien of leveranciers gemaakte afspraken wel nakomen.
• Overzicht leverbetrouwbaarheid aan de hand van; aantal foutieve leveringen, aantal leveringen op tijd geleverd, kwaliteit van levering.
• Gebruik TBlox-Bestellen als add-on op uw huidige software

 Mogelijkheden

• Voeg (digitale) documenten bij bestellingen.
• Email-alerts bij ontvangst.
• Voeg per bestelling vrije tekst aan de leverancier toe.
• Zet bestelaanvragen automatisch om in inkooporders.
• Laat optioneel alternatieve leveranciers zien.
• Zet adresgegevens van leveranciers over naar Excel of Word.
• Verwerk meerdere contactpersonen en vestigingen van een leverancier.
• Koppel referenties naar digitale factuur aan bestelling.
• Mogelijkheid tot groeperen van leveranciers.
• Leveranciersbestand sorteren op o.a. productgroep, contracttype en vendor rating.
• Gebruik keuzelijsten.
• Print papieren bestellijsten.
• Maak een portal waar potentiële leveranciers zich kunnen aanmelden, zodat zij eventueel als potentiële leverancier in een projectgroep kunnen worden ingedeeld.
• Valuta instelbaar op 3 decimalen achter de komma.

 Leveringen

• (Deel)ontvangsten registeren.
• Vastleggen van kwaliteit van ontvangen goederen of diensten.
• Vastleggen van de hoeveelheid ontvangen goederen of diensten.
• Eventuele opmerkingen over ontvangen goederen of diensten toevoegen.
• Complete gegevens van aanvrager (naam, afdeling en telefoonnummer) beschikbaar bij ontvangst.
• Vastlegging van goederenontvangst.
• aaDeelontvangsten op kwaliteit beoordelen.
• Informeert de besteller over eventuele aanpassingen van afspraken.

 Retour/klachten

• Retouren worden behandeld en opgevolgd.
• Mogelijkheid om in vrije tekstvelden klachten/opmerking aan te geven bij een artikel of leverancier.
• Orders default zijn op verschillende manieren te versturen (email, fax, hard copy)
• De status van retouren is door de besteller te volgen.
• Rappel alert bij niet ontvangen van goederen.
• Manco's worden na melding automatisch verwerkt.
• Retouren worden ondersteund door automatische generatie van verzenddocumenten.
• Goederen voor reparatie worden ondersteund door automatische generatie van verzenddocumenten.
• Retourorders en manco's zijn mogelijk met en zonder herlevering of nalevering.
• Retourorders en manco's zijn mogelijk met of zonder creditnota.
• Bij het annuleren van gedane bestellingen wordt het afgeschreven budget weer opgehoogd.
• Er wordt een overzicht gemaakt van afgekeurde ontvangsten; deze worden indien gewenst meegenomen in de balans.
• Ontvangstbevestigingen van retour gezonden goederen worden automatisch verstuurd.
• Mogelijkheid om retourkosten op te voeren bij de retouropdracht.
• Afgekeurde (deel)ontvangsten worden voorzien van opmerkingen en opgevolgd.
• Aparte lay-out voor retouren mogelijk.

• Applicatie ondersteunt operationele inkoop.
• Gebruik op zich alsook geïntegreerd met andere applicaties
• Gebruik via internet
• Module biedt een add document functie ( WORD, PDF etc.) mogelijkheid om standaard sjablonen op te stellen en statuscontrole.
• Contact gebruik stimulatie
• Steun voor autorisatie per functie voor de RFQ functionaliteit.!
• Gemakkelijk om functionaliteiten voor gebruikers te vergelijken op reacties
• Goedkeuring gebaseerd op organisatorisch hiërarchie, kosten, project en deskundigheid.
• Goedkeuring kan ook gebaseerd zijn op budget, als deze is ingevoegd.
• Aanvrager kan de goedkeuring status controleren en gewaarschuwd worden in geval de plichten niet zijn voldaan in de gegeven periode.
• Mogelijkheid voor het gebruik van een applicatie zoals Lotus of MS Outlook om de uiteindelijke goedkeuring of afwijzing te maken

Vorderingfunctionaliteit

• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot het Artikel ' Direct Material)
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot het artikel MRO
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot het artikel en service
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot kapitaalgoederen
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot (tijdelijk) arbeid
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot projecten
• Specifieke vordering functionaliteit geboden met betrekking tot andere artikelen
• Mogelijkheid om individueel artikelen goed te keuren of af te wijzen op vorderingen
• Mogelijkheid om na een goedkeuring, veranderingen toe te passen aan een vordering.

Inkoop order

• Mogelijkheid om verscheidene vorderingen bijeen te voegen in een inkoop order
• Steun bij het versturen van inkoop orders naar leveranciers
• Inkoop order ontvangstbevestiging
• Registratie van een gedeeltelijk geleverde schema gebaseerd op verschillende data en op verschillende adressen.
• Opstellen van een klad inkoop order gebaseerd op resultaten van eAuction
• Opstellen van een inkoop order gebaseerd op resultaten van eAuction
• Verzenden van inkoop orders naar leveranciers wordt gesteund door Email, XML-format, cXML-format, CSV-format, fax, EDI, EDIFACT, PDF-format, RTF-format, en een leveranciers portaal
• Inkoop orders kunnen worden ontvangen door middel van Email, XML-format, cXML-format, CSV-format, fax, EDI, EDIFACT, PDF-format, RTF-format, en een supplier portal
• Inkoop orders kunnen worden bevestigd door middel van Email, XML-format, cXML-format, CSV-format, fax, EDI, EDIFACT, PDF-format, RTF-format, en door een  leveranciers portaal
• Beschikt over een functionaliteit om met ingewikkelde prijs condities te handelen, zoals kortingen/ toeslagen als percentage, directe kortingen/ toeslagen en toegevoegde waarde calculatie.

Afleveringen

• Registratie hoeveelheid aflevering
• Registratie kwaliteit aflevering
• Registratie afwijkingen aflevering
• Registratie gedeeltelijke afleveringen
• Laatste transport aanmeldingen kunnen zowel automatisch als handmatig ingesteld worden
• Centraal aflevering/ ontvangst wordt gesteund als product/ service ontvangstbevestiging
• Centraal aflevering/ decentraal ontvangst wordt gesteund als product/ service ontvangstbevestiging
• Decentraal aflevering/ decentraal ontvangst wordt gesteund als product/ service ontvangstbevestiging

Brochure

 Download de TBlox Informatiebrochure

Download de Purchase-2-Pay Flyer